Personnel Alter Ego inc.
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Type de poste : Permanent Ville : Montréal
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Expérience requise : 5 ans
Statut : Temps plein
Description du poste
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Vous ouvrir des portes vers de nouvelles opportunités
Grâce à notre approche personnalisée, Alter Ego permet à des gens comme vous de trouver leur emploi idéal.
Nous comptons parmi nos clients des entreprises dans des domaines très diversifiés: firmes de professionnels, cabinets comptables, cabinets d’avocats, associations commerciales, spécialistes de la santé, boîtes en communications, compagnies de haute technologie, organismes à but non lucratif et agences gouvernementales – le résultat de plusieurs années de service de première qualité.
Nous sommes donc en mesure d'offrir des postes pour tous les goûts et tous les styles.
Que vous cherchiez un emploi permanent, ou que vous soyez intéressé(e) par les opportunités d'emploi temporaire, communiquez avec un conseiller, professionnel et formé pour vous assister et vous guider dans vos recherches.
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Vous avez de l’expérience en soutien administratif et vous cherchez un poste qui vous donnera stabilité et nouveaux défis? Nous recherchons une personne qui sera responsable d’effectuer des tâches de secrétariat, de coordination et d'administration reliées aux activités de la direction.
Responsabilités
- Assurer la coordination des rendez-vous et des réunions de la directrice et à l’occasion, du chef des TI et de la cheffe des RH;
- Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques;
- Rédiger et mettre en page des documents, des rapports, des présentations et des tableaux;
- Rédiger des comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires pour certains comités;
- Effectuer des recherches, colliger et valider des informations;
- Collaborer activement à divers projets de la direction;
- Effectuer les activités administratives de la direction (numérisation, entrées de données, comptes de dépenses, etc.);
- Répondre aux appels et les acheminer vers les bons interlocuteurs;
- Accueillir les visiteurs se présentant au bureau.
Exigences
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente;
- Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
- Capacité à effectuer 5% des tâches en anglais (appels, courriels);
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
Compétences recherchées
- Excellent service à la clientèle;
- Aptitudes interpersonnelles et courtoisie;
- Grande discrétion, sens des responsabilités et souci du détail;
- Excellentes habiletés de communication;
- Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités.
Celle belle équipe n’attend que vous!
Do you have experience in administrative support and are you looking for a position that will give you stability and new challenges? We are looking for a person who will be responsible for carrying out secretarial, coordination and administrative tasks related to the activities of the directorate.
Responsibilities
- Coordinate appointments and meetings with the Director and, occasionally, the Chief Information Officer and the Chief HR Officer;
- Ensure written, electronic and telephone communications;
- Write and layout documents, reports, presentations and tables;
- Write minutes and carry out the necessary follow-ups for certain committees;
- Conduct research, collect and validate information;
- Actively collaborate on various management projects;
- Perform the administrative activities of the directorate (scanning, data entry, expense accounts, etc.);
- Answer calls and route them to the right people;
- Greet visitors to the office.
Requirements
- College diploma in office automation or equivalent training;
- Minimum of 5 years of experience in a similar position;
- Excellent command of French (oral and written);
- Ability to perform 5% of tasks in English (calls, emails);
- Proficiency in Microsoft Office 365 software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
Skills in demand
- Excellent customer service;
- Interpersonal skills and courtesy;
- Great discretion, sense of responsibility and attention to detail;
- Excellent communication skills;
- Excellent organizational and priority management skills.
This great team is waiting for you!