Personnel Alter Ego inc.

Située dans le Vieux-Montréal, cette délégation européenne, qui opère principalement en anglais, cherche une adjointe administrative ou un adjoint administratif qui aime accomplir diverses tâches.

Exemples de tâches
-Soutien administratif dans les activités organisationnelles, administratives et opérationnelles,
-Service de réceptionniste pour les bureaux de cette délégation européenne,
-Administration d'une archive complexe de documentation, la documentation nationale de l'organisation et la correspondance,
-Entretien de l'espace public de la délégation; la réception, la salle de réunion, la cuisine, la salle de photocopie et la réception du représentant,
-Assurer la planification et le contrôle du budget de l'organisation,
-Gérer et mettre à jour le site web de l'organisation,
-Aider à la préparation des réunions de l'organisation,
-Organiser et assister lors de réceptions officielles et autres événements sociaux organisés par la délégation,
-Maintenir l'ordre du jour et planifier les rendez-vous,
-Rédiger des lettres de motivation, des remerciements, des réponses aux entrevues et de la correspondance de routine,
-Aider à la production de documents de travail, rapports, correspondance ou création d'autres documents et exercer un contrôle global sur le format et la qualité de l'envoi des lettres et documents,
-Organiser les réunions en réservant des salles et de l'équipement et en invitant les participants,
-Assister, lorsque c'est approprié, à la préparation de l'ordre du jour de la réunion et de la documentation associée,
-Apporter son aide dans la mesure du possible à tous les visiteurs
-Filtrer et envoyer les appels téléphoniques entrants et des courriels,
-Classer, récupérer et, si nécessaire, modifier et tenir à jour les copies officielles des documents et rapports.

Compétences
-Diplôme universitaire en secrétariat ou autre domaine pertinent ou expérience éprouvée en secrétariat. 
-Excellentes compétences informatiques, surtout pour la suite Office et la gestion de sites web.
-Expérience en préparation et planification de réunions.
-Expérience en recherche de documents, archivage.
-Expérience en tenue de livres et en budgétisation.
-Bonne efficacité en anglais (oral et écrit), français de base. 
-Précision, flexibilité, adaptabilité et sensibilité à la culture, avec d'excellentes compétences en interaction dans un environnement multiculturel.

Ce poste offre une assurance collective. 

Vous cherchez un nouveau défi? Accordez-nous le privilège de vous rencontrer!

Located in Old Montreal, this European delegation, which operates mainly in English, is looking for an administrative assistant who enjoys varied tasks.

Examples of tasks
-Secretarial support in organizational, administrative and operational activities,
-Receptionist service for this European delegation’ offices,
-Administration of a complex archive of documentation, the national documentation of the organization and correspondence,
-Upkeeping of the delegation public space; reception area, meeting room, kitchen, copy room and Representative's reception area,
-Providing planning and controlling of the organization’s budget,
-Managing and updating the organization’s website,
-Assisting in the preparation for the organization’s meetings,
-Organizing and assisting in official receptions and other social events hosted by the delegation,
-Maintaining the agenda and scheduling appointments,
-Drafting of covering letters, acknowledgements, interview replies and routine correspondence,
-Assisting in the production of working papers, reports, correspondence or the creation of other documents and perform overall control on format and quality dispatching and mailing of letters and documents,
-Making arrangements for meetings by reserving rooms and equipment and inviting participants,
-Assisting, when appropriate, in the preparation of the meeting agenda and related documentation,
-Assisting to the extent possible, all visitors
-Screening and dispatching of incoming telephone calls and e-mail messages,
-Filing, retrieving and, if necessary, amending and maintaining up to date the office copies of documents and reports.

Competencies
-College degree in secretariat or other relevant field or proven clerical experience. 
-Excellent computer skills especially MsOffice and website management.
-Experience in meeting preparation and planning.
-Experience in document retrieval, archiving.
-Experience in bookkeeping and budgeting.
-Good efficiency in English (spoken and written), basic French. 
-Accurate, flexible, adaptable and culture sensitive with excellent skills in interactions in a multicultural environment.

This position offers group insurance. 

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