Fondation du CHU de Québec

Description du poste

• Documenter les promesses de dons et les contrats dans les outils de gestion des clients (CRM); 
• Vérifier la concordance des informations dans le respect du guide de normalisation (codes secteur, montants, échéances, solliciteurs); 
• Assurer le lien entre les membres de l’équipe du développement philanthropique et la direction financière pour les renouvellements et les redditions de comptes; 
• Préparer les ententes et suivre les obligations (facturation, remerciements, renouvellements); 
• Créer et maintenir les contacts dans les outils de gestion des clients (CRM); 
• Rédiger des procédures et produire des indicateurs de gestion pertinents. 

• Suivre les paiements reçus et en retard; 
• Effectuer des relances (courriels, appels) et coordonner avec l’équipe finance et directeurs du développement des affaires en cas de litige; 
• Préparer les rapports de reddition de comptes pour les donateurs/partenaires. 

• Contrôler la qualité des informations dans les outils de gestion des clients (CRM) : détection des doublons, corrections des codes, normalisation, etc.; 
• Normalisation des données en vue de la migration de Prodon vers Microsoft Dynamics 365; 
• Sensibiliser l’équipe à l’importance de la saisie standardisée et de son application, et diffuser les bonnes pratiques; 
• Soutenir l’équipe dans son ensemble, en ce qui à trait aux besoins administratifs. 

• Coordonner la logistique (matériel, agendas, réservations de salles, invitations); 
• Collaborer avec l’équipe événements & communications pour la production de supports (brochures, matériels, Bon à tirer avant impression); 
• Planifier et organiser les visites avec le CHU et les partenaires. 

• Collaboration avec l’adjointe de direction générale (Vice-président développement philanthropique); 
• Planifier les réunions, déplacements et priorités des 2 directeurs; 
• Préparer les ordres du jour et les comptes-rendus des comités et rencontres; 
• Commander les repas et gérer la logistique des réunions et comités. 

• Rédaction, révision et mise en page de rapports, présentations et documents de prospection; 
• Standardisation des modèles selon la charte graphique et gabarits de la Fondation. 

• Former et assister les collègues sur les outils collaboratifs et de gestion des clients (Microsoft Dynamics 365, Teams, SharePoint, etc.); 
• Assurer la classification et l’archivage des documents (GID), selon le modèle établi. 

• DEC en administration, comptabilité ou l’équivalent; 
• Posséder plus de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire; 
• Avoir acquis cette expérience dans le secteur hospitalier, philanthropique ou en développement des affaires sera considéré comme un atout majeur; 
• Expérience avec les bases de données Microsoft Dynamics 365 / Prodon sera considéré comme un atout majeur. 

• Maîtrise avancée de la suite Office 365 (Excel, Word, PowerPoint); 
• Maîtrise des outils collaboratifs; 
• Faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de rigueur; 
• Démontrer une capacité à mener plusieurs projets de front tout en respectant les délais; 
• Posséder une bonne maîtrise de la langue française et démontrer une aisance dans ses communications, tant à l’oral qu’à l’écrit; 
• Faire preuve de discrétion et d’un souci pour la confidentialité; 
• Posséder d’excellentes habiletés relationnelles; 
• Être doté d’une attitude positive et d’une habileté remarquée pour le travail en équipe; 
• Avoir un anglais fonctionnel sera considéré comme un atout. 

• Horaire de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur (en mode hybride, 2 jours en présentiel); 
• Style de gestion axé sur l’humain et sur la conciliation travail-vie personnelle; 
• Ambiance d’entraide et de collaboration; 
• Programme d’assurances collectives compétitif, incluant l’assurance invalidité courte durée à la charge de l’employeur, les soins dentaires et la télémédecine; 
• REER collectif; 
• 7 jours de maladie/mobiles par année; 
• Salaire et offre de vacances compétitifs en fonction de l’expérience et selon la politique d’équité interne en vigueur; 
• Disponibilité demandée en dehors des heures habituelles de travail de manière occasionnelle (particulièrement pour les événements de la Fondation ou lors d’activités de réseautage); 
• Bureau moderne et lumineux et accès à une salle d’entraînement; 
• Stationnement gratuit.